+7 (499) 653-60-72 Доб. 817Москва и область +7 (800) 500-27-29 Доб. 419Федеральный номер

Как работает программа документооборот

ЗАДАТЬ ВОПРОС

Система обеспечивает автоматизацию полного цикла работы с документами, также позволяет упорядочить взаимодействие между сотрудниками и осуществлять контроль использования рабочего времени. Программа обеспечивает многопользовательскую работу как в локальной сети , так и через интернет [2] в том числе через веб-браузеры. Система отличается большой гибкостью, высокой степенью детализации сведений о хранящихся данных и широким спектром возможностей. Позволяет повысить эффективность управления рабочим временем, стандартизировать процессы, обеспечить полный контроль и сохранность документации и любой иной необходимой информации. Версия КОРП [12] больше подходит для средних и крупных коммерческих предприятий и бюджетных учреждений со сложной структурой или документооборотом.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Не так давно я занимался внедрением электронного документооборота для одного из своих клиентов. В процессе мне пришлось пояснять очень многие понятия, рассказывать, что это такое, как работают системы этого типа.

1С:Документооборот

Этот раздел создан для тех, кто только начинает знакомиться с темой электронного документооборота. Раздел поможет вам сформировать базовое представление об электронном документообороте без углубления в сложные вопросы. Время на изучение ,5 часа. Если вы хотите скачать архив материалов для самостоятельного изучения - зарегистрируйтесь.

Затем вам будет доступен комплект " Основы электронного документооборота для предприятия ". Время на изучение 20 ч. Разве может такой формат быть эффективным? Кажется, что внедрение электронного документооборота — самое разумное действие со стороны лиц принимающих решение…. Но бизнес-потребность в улучшениях, в автоматизации формируется не мгновенно, и только получив ряд сигналов, руководство и ответственные специалисты приходят к выводу о том, что для решения текущих вопросов предприятию требуется специальная информационная система для управления контентом ECM- система.

То есть, требуется управлять информацией на всех стадиях ее существования, пока она не устаревает. Какие этапы работы с информацией охватываются инфраструктурой ECM? Что возможно делать с информацией на каждом из этапов? Какие правила управляют процессами взаимодействия с информацией? Как обширная теория воплощается в практике? Данный раздел нашего интернет-ресурса собрал и структурировал материалы, просто освещающие сложные вопросы, связанные с управлением корпоративным контентом.

Мы постараемся дать вам самые понятные и емкие из них. Электронный документ — это некий набор информации текст, изображение, звукозапись , сохраненный на компьютере файлы Word, Excel и т. Этот набор информации сопровождается карточкой с атрибутами, подобно тому, как книги в библиотеке сопровождаются картотекой. По атрибутам название, автор, дата создания и т. Workflow поток работ — это последовательность действий сотрудников в рамках определенного бизнес-процесса.

Например: последовательность действий — это "получение документа, регистрация документа, рассмотрение документа, исполнение документа", а бизнес-процесс — "работа с обращениями граждан". Электронный документооборот ЭДО — это способ организации работы с документами, при котором основная масса документов используется в электронном виде и хранится централизованно. Система электронного документооборота СЭД — это компьютерная программа программное обеспечение, система , которая позволяет организовать работу с электронными документами создание, изменение, поиск , а также взаимодействие между сотрудниками передачу документов, выдачу заданий, отправку уведомлений и т.

Более точные и "научные" определения этих и других терминов можно найти в Глоссарии. Рекомендуем также ознакомиться с материалами рубрики Основы электронного документооборота. Если на 3 или более вопроса вы дали отрицательный ответ, то вам пора всерьез задуматься о приобретении СЭД или ECM-системы.

Прозрачность бизнес-процессов. Система обеспечивает возможность отслеживания этапов выполнения бизнес-процессов, что делает всю деятельность в организации абсолютно прозрачной для руководства и контролируемой. Повышение исполнительской дисциплины. Предоставляя полный контроль всех этапов работ для руководства, ECM-система напрямую влияет на исполнительскую дисциплину сотрудников.

Сокращение затрат времени руководителей и сотрудников. Использование системы сокращает временные затраты практически на все рутинные операции с документами создание, поиск, согласование и т. Кроме того, происходит ускорение документооборота и, как следствие, всех процессов в организации.

Обеспечение конфиденциальности информации. Утечка конфиденциальной информации может повлечь за собой миллионные убытки организации. В отличие от традиционного "бумажного" документооборота, ECM-система обеспечивает доступ к документам строго в соответствии с назначенными правами пользователей, все действия над документом чтение, изменение, подписание , протоколируются.

Выполнение требований стандартов ISO Постановка менеджмента качества в настоящее время стала одной из приоритетных задач, решаемых российскими компаниями. Одно из требований к системе менеджмента качества СМК — это прозрачно поставленный документооборот и информационное взаимодействие. Легкость внедрения инноваций и обучения. Благодаря системе оповещения, построенной на базе ECM-системы можно быстро довести новые правила работы до всех сотрудников.

Сокращаются сроки обучения новых сотрудников за счет возможности быстрого поиска необходимой для работы информации положений, инструкций и т. Легко меняются маршруты прохождения и шаблоны документов, после чего сотрудники автоматически начинают работать по-новому.

Развитие корпоративной культуры. Процесс внедрения ECM-системы налаживает и поддерживает корпоративную культуру. Оптимизация взаимодействия сотрудников и развитие горизонтальных связей приводят к сплочению команды. В то же время возрастает ответственность каждого сотрудника за качественное выполнение выданного ему задания.

Рост конкурентных преимуществ. Внедрение ECM-системы напрямую отражается на конкурентных преимуществах компании перед другими игроками рынка. Повышается скорость и качество обслуживания клиентов за счет ускорения движения информационных потоков и четкого контроля всех процессов.

Функционирование даже крупного предприятия становится более мобильным и меньше зависит от конкретных "незаменимых" сотрудников. К управлению корпоративной информацией или контентом можно подойти и со стороны практики, и со стороны теории. Несомненно, практические аспекты ECM интересны прежде всего в силу своей бизнес-направленности.

Однако, чтобы разнообразные практические вопросы сложились в структурированную систему знаний, необходим теоретический базис по технической составляющей.

Для этого нужно обратить внимание, на составляющие жизненного цикла, указанные в каноническом определении из глоссария AIIM Association for Information and Image Management : захват Capture , управление Manage , хранение Store , защита Preserve и доставка информации Deliver.

Управление информацией производится на протяжении всего жизненного цикла информации: от ее создания или поступления в организацию, до доставки конечному потребителю или уничтожению после окончания срока хранения.

Информация пронизывает все процессы организации, она создается и обрабатывается в разных информационных системах и при помощи различных приложений, но только ECM делает акцент на том, что должен быть единый подход к управлению информацией, на протяжении всего ее жизненного цикла.

Стоит обратить внимание на то, что с точки зрения бизнеса в жизненном цикле документа важны этапы, которые оказывают непосредственное влияние на бизнес-процессы, когда документ участвует в потоках работ workflow.

По заявлениям исследовательской компании Gartner, к ECM могут быть отнесены системы, поддерживающие не менее трех из шести функций:. Ниже приводится схема бизнес-процесса в нотации BPMN , которая рассматривает пример работы в ECM-системе с входящими документами регистрация, визирование, исполнение , поступающими в организацию по почте, факсу, электронной почте и подлежащие регистрации. Документ заносится в систему сразу при поступлении в организацию и далее "движется" в электронном виде.

То есть регистрация документов и контроль поручений секретарем в этом случае используется только при работе с исходящей и входящей корреспонденцией, для внутренних документов эти этапы исключаются.

Это не значит, что все бизнес-процессы останавливаются, и никто ничего не делает и не контролирует. Исполнение тех или иных поручений осуществляется в рамках задач и заданий workflow , отслеживая состояние которых можно также контролировать прохождение процесса. О лучших практиках организации такой работы поговорим детальнее. Практики организации делопроизводства и документооборота на современном предприятии.

Роль ECM-систем в управлении договорами. Документооборот в маркетинге и продажах. Проектно-сметная документация в СЭД. ERP Enterprise Resource Planning — стратегия управления предприятием, ориентированная на оптимизацию ресурсов производственных, финансовых, трудовых посредством информационной системы.

Основу данных ERP-систем составляет хорошо структурированная информация. Документ ECM-системы единица контента — это в первую очередь информация неструктурированная. Для ECM-системы нет разницы это текстовый документ, таблица, видео-файл или чертеж.

Система одинаково хорошо будет включать такие документы в бизнес-процессы согласования, назначить права или осуществлять поиск нужного документа. Интеграция ERP и ECM на предприятии — это, пожалуй, наиболее естественный и наименее рискованный путь объединения функционала этих систем. ECM-платформа как инструмент структурирования корпоративной информации Рекомендуем Узнайте больше про электронный архив документов.

В настоящее время комплексная автоматизация предприятий строится путем интеграции нескольких систем, каждая из которых решает определенный круг задач. Поэтому очень важно правильно определить, что именно должно реализовываться в рамках каждой системы. СЭД и ECM-система в первую очередь ориентированы на работу с неструктурированной информацией, поэтому попытки решения в ней некоторых задач будут малоэффективны.

Рассмотрим наиболее часто встречающиеся требования заказчиков, реализ ация которых в СЭД и ECM-системе должна быть разумной.

Кадровое делопроизводство. Несмотря на то, что кадровое делопроизводство напрямую связано с документами, задача данного направления — не в управлении самими документами, а в учете и управлении кадрами. Создание каждого документа должно отражаться на изменении состояния персонала, поэтому для автоматизации кадрового делопроизводства целесообразнее использовать специализированные системы управления персоналом, которые могут быть интегрированы с ECM-системой для хранения неструктурированной информации резюме, фотографий, кадровых приказов и т.

Кроме того полезно автоматизировать в ECM-системе процессы согласования этих документов. Учет финансовых документов. Аналогично обстоит ситуация со структурированными финансовыми документами: счетами-фактурами, накладными, актами выполненных работ и др.

Для ведения налогового и бухгалтерского учета, которые основываются на первичных документах, предназначены специализированные бухгалтерские системы, а также специализированные модули ERP-системы. ECM-система не может их заменить, хотя сканирование и организация электронного архива скан-образов финансовых документов - это задачи СЭД. Необходимость внедрения подобных решений обычно возникает при больших объемах документов и участников бизнес-процессов, которые будут работать с финансовыми документами как с документами СЭД с учетом прав доступа, ЭЦП и т.

Кроме того, теперь можно осуществлять обмен финансовыми документами счетами-фактурами, договорами, накладными и актами с контрагентами в электронном виде. И хранение таких документов в СЭД даст дополнительное преимущество.

Как правило, для анализа и моделирования бизнес-процессов используются системы класса BPM Business Process Management. Это специализированные инструменты бизнес-аналитика предприятия или внешней консалтинговой фирмы.

В моделируемых бизнес-процессах могут присутствовать действия, не связанные с документами, выполняемые вручную например, доставка документов курьером , внешними субъектами например, поставщиками или с поддержкой других классов систем ERP, CRM. Классическая СЭД может дать некоторый объем информации для анализа бизнес-процессов например, в виде отчетов о задержках выполнения определенных типов задач.

Но это только небольшая часть данных необходимых для полноценного анализа. Целесообразно реализовывать интеграцию СЭД и систем моделирования по справочным данным, например, видам документов или оргструктуре.

Кроме того, эффективным будет использование СЭД, как поставщика данных для анализа существующих бизнес-процессов, которые выполняются в СЭД. С другой стороны, имеющиеся на рынке системы управления документами часто выходят за рамки СЭД и сближаются с классом BPM-систем, тогда возможности могут включать тот или иной функционал для анализа и моделирования.

Выбираем систему электронного документооборота: от видов СЭД до конкретного ПО

Рассмотрим, как настроить обмен документами в электронном виде и чем он может быть полезен для компании. Полностью бумажные документы, то есть заполняемые с помощью авторучки, сейчас используются на практике очень редко. Почти каждый документ в процессе изготовления проходит электронную фазу: его формируют в бухгалтерской программе или текстовом редакторе, а затем распечатывают, подписывают и высылают контрагенту. Иногда компании пересылают друг другу скан-копии бумажных документов. Но, несмотря на пересылку онлайн, такой информационный обмен нельзя считать полноценным электронным документооборотом ЭДО. Ведь все равно необходимо тратить время и ресурсы сначала на распечатку документа, а затем — на его сканирование.

Электронный документооборот как способ оптимизации бизнес-процессов

Первые системы электронного документооборота разрабатывались непосредственно на предприятиях и были полностью индивидуализированными. Изменить структуру такой системы было практически невозможно, а стоимость программы была весьма высокой. Применяли электронный документооборот только в тех компаниях, где исключение ручной обработки документов могло принести немалую экономию. Остальные организации по-прежнему работали с бумажными носителями. Насколько изменилась ситуация в наши дни?

Что следует сделать для начала обмена? Рассмотрим пример. Когда завершается хозяйственная операция, бухгалтер оформляет соответствующие документы. Что делает бухгалтер? Это типичный порядок действий, если отсутствует корпоративная информационная система. Ситуация складывается противоречивая. Оптимизируются исключительно внутренние бизнес-процессы, внешние остаются без изменений.

Этот раздел создан для тех, кто только начинает знакомиться с темой электронного документооборота.

В век современных технологий бухгалтерским службам организаций давно пора поэтапно начать отказываться от привычки работать с бумажными документами. Электронный документооборот - это не только удобно, но и неизбежно. С вступления в силу вышеуказанного закона появилось право обмениваться со своими контрагентами электронными договорами, актами, накладными и не только, а так же были определены условия, при выполнении которых электронные документы были признаны равнозначным аналогичным документам на бумажных носителях. Нельзя сказать, что сразу все организации приняли на вооружение это новшество.

Электронный документ между организациями

Инвестиционная декларация. Надзорные каникулы для малого бизнеса. Маркировка одежды с года. Договор на реализацию товара: образец Делькредере в гражданском праве — что это?

Делопроизводство - комплекс мероприятий по организации документооборота предприятия или организации. Делопроизводство — это термин, применяемый в конторской практике для обозначения формального набора правил работы с документами.

Просто об электронном документообороте

Громоздкость отечественного бумажного делопроизводства давно уже стала притчей во языцех. Российский бюрократизм взращивался в течение десятков, а то и сотен лет, и путь документа через всю вертикаль власти от создания до его согласования и принятия в работу до сих пор занимает не один день. Этот бюрократизм нашел свое продолжение и в частном бизнесе. Для того чтобы исправить такое положение, и были разработаны системы электронного документооборота СЭД , о которых мы поговорим ниже. Отечественные системы электронного документооборота СЭД впервые появились еще в Советском Союзе, в х годах прошлого века. Для начала была автоматизирована работа общего отдела, а затем постепенно, в течение нескольких лет, вся работа с документами ЦК и Политбюро.

Электронный документооборот между организациями: как это работает?

Опыт наших юристов по праву позволяет нам говорить о следующих преимуществах нашей юридической помощи:На юридической консультации (онлайн, по телефону или при личной встрече в Днепропетровске) наши специалисты дают информацию, которая максимально применима к случаю клиента.

Мы отвечаем на каждый вопрос, показываем все варианты разрешения спорной ситуации и указываем на наиболее подходящий для клиента.

Если вы не знакомы с законодательной базой, поиск ответов на различные правовые вопросы займет у вас массу времени. Как говорил Бенджамин Франклин: "Время - деньги".

Вы сталкивались с проблемами, решение которых лежало на поверхности. В юридической сфере такое случается повсеместно. Вы хотели получить справку за час.

Системы электронного документооборота: их виды и роль в ведении бизнеса. В системе работают пользователей, ежедневно.

Если Вы дилетант в сфере юриспруденции, то положительный исход дела, разрешаемого Вами самостоятельно, скорее зависит от редкого случая, нежели является закономерным результатом. Вопрос оплаты далеко не всегда является препятствием в использовании услуг юриста.

Консультирующие в чате или по электронной почте специалисты имеют значительный опыт практической работы и глубокую теоретическую подготовку. Кроме того, они постоянно отслеживают изменения, происходящие в законодательной базе. Консультация в режиме онлайн будет дана с учётом федеральных законов и других нормативных актов, принятых или действующих в 2019 году.

По совместительству иду работать в сельский клуб на Пол ставки неполный рабочий день. На сколько я знаю ,при не полном рабочем дне детское пособие на ребенка не отменяется.

В этом случае они имеют не только иные права, в отличие от трудовых мигрантов, но и целый ряд привилегий. Консультация таких клиентов сводится к разъяснению действующего трудового законодательства страны, объяснению налоговых схем, нюансам регистрации фирм, миграционным требованиям о соблюдении квот при создании и заполнении рабочих мест местными специалистами.

Когда будет 20 лет выслуги в 2022 году имею ли я право на постановку на очередь как нуждающийся в квартире. Не многодетная и не малоимущая семья, нет заболеваний и инвалидности, в Московской области более 10 лет зарегистрирован. Лишается ли военнослужащий с выслугой лет 20 календарей право на получение квартиры при выявлении у него недостачи материальных ценностей на сумму до 300 тысяч рублей.

Если я отправлю рапорт по почте с уведомлением своему начальнику на предоставление выходных.

Комментарии 4
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Виссарион

    Пожалуйста, расскажите поподробнее..

  2. Святополк

    Я вам сочувствую.

  3. fridenterlia

    Я считаю, что Вы не правы. Я уверен. Давайте обсудим это.

  4. deolibad

    Подтверждаю. Я присоединяюсь ко всему выше сказанному. Давайте обсудим этот вопрос. Здесь или в PM.